Que pueden aportar las TI al emprendedor

Todas las empresas persiguen una meta, prestar el mejor servicio a sus clientes, y es el objetivo que guía a los emprendedores y a los empresarios que se deciden por poner en marcha un negocio franquiciado. Para ello, analizarán cuáles son los factores clave que les permitan desarrollar su negocio y orientarlo a esa meta. Las Tecnologías de la Información son determinantes para un buen desarrollo de las estrategias empresariales y pueden proporcionar importantes beneficios a las pequeñas y medianas empresas, que se concretan en una mejor comunicación y un mejor control de todos los procesos.
Por ejemplo, pueden reducir los tiempos de respuesta de los diferentes tipos de procesos que se involucran en la elaboración de un producto o en la prestación de un servicio, la selección de materias primas, proceso de transformación, inspección de calidad, ventas, logística, pago, dar información sobre los procesos y detectar fallos para corregirlos rápidamente, predecir posibles problemas y ver de manera global, y al mismo tiempo detallada, el resumen de las operaciones que se efectúan dentro de un plazo determinado.
Asimismo, no hay que olvidar que los sistemas de información son en la actualidad una herramienta que bien implementada se convierte en un arma competitiva en los negocios. Las empresas buscan diferenciarse de su competencia y contar con una infraestructura de TI adecuada a sus necesidades puede ser una manera de hacerlo. Permite la simplificación de los procesos operativos, ayudando a la empresa en sus funciones de Contabilidad, Nómina, Cobros, Facturación, y apoyan en la toma de decisiones (programación de producción, de compra, flujos de fondos, simulaciones de negocio). Una orden de producción implica la orden de compra de materiales al proveedor y descuenta los materiales disponibles en el inventario, genera información de costos, una cuenta por pagar y finalmente descuenta el flujo del efectivo cuando esta orden de materiales sea pagada en el futuro, todo ello integrado en una infraestructura que puede ser utilizada por varios usuarios de forma simultánea para realizar consultas y para generar informes que resulten determinantes en la toma de decisiones.
El incremento en la efectividad en las operaciones que llevan a cabo las empresas es claro, y facilita al emprendedor el análisis de la cadena de valor ya sea de un producto o de un servicio, ayudándolo a identificar qué actividades no están generando valor para poder eliminarlas. También contribuye a que el empresario pueda analizar y encontrar las posibles áreas de oportunidad para hacer las mismas actividades que viene desarrollando con menores costes, así como mejorar la cadena de suministro y las tecnologías de comunicación que los conectan con las compañías más grandes a los que ellos proveen. En resumen, se puede conseguir la integración de procesos ( finanzas, administración de las tesorerías, recursos humanos, entre otros) mejorar el control de flujos, de las requisiciones de material o de los inventarios, todo desde una misma plataforma de TI.
Para que el empresario al frente de una pyme pueda beneficiarse de las ventajas de contar con una estructura TI, es necesario que ésta sea la más adecuada a su negocio, es decir, que esté alienada con los objetivos de su empresa, que contribuya a lograr esa meta que se marcó desde un principio, ofrecer el mejor servicio a sus clientes. Y he aquí la decisión más importante, en la que entran en juego diferentes factores. Primero, los costes que implica esta apuesta de futuro por la tecnología, que en un principio puede resultar un tanto intangible. Segundo, los empresarios administran un negocio que en muchas ocasiones no tiene nada que ver con las nuevas tecnologías, por lo que es posible que no entiendan en un principio cuáles son los beneficios que pueden obtener con esta inversión. Y tercero, el comprensible riesgo que comporta una inversión en TI, que sólo podremos valorar a medio y largo plazo dentro de nuestra organización.
Una vez escogida la estructura de TI que permita que el flujo de información sea efectivo para el negocio, no hay que olvidar que el mantenimiento y la seguridad del sistema son puntos clave para asegurar el retorno de la inversión. Las actuaciones en seguridad deberían incluir la protección actualizada de virus, spyware y malware en general, el establecimiento y ejecución de una política de copias de seguridad y la protección de los servidores con acceso público a través de un firewall adecuado, ya que una apuesta por la seguridad perimetral nos permitirá rentabilizar al máximo nuestra inversión en TI. En cuanto al mantenimiento de la infraestructura es imprescindible contar con una definición de la plataforma corporativa (para evitar tener varios sistemas operativos conviviendo en una misma red), una política de actualización del software de base y un equipo de soporte para cuando surjan problemas.
Vía: Ignacio Pérez, mundofranquicia; blogalaxia,tags: emprendedores